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Organize o orçamento do seu evento!

Com tantos itens fundamentais para um evento sair do papel, é imprescindível fazer um orçamento detalhado do seu evento. Com ele, é possível ter uma visão geral dos gastos e custos e organizá-los dentro da verba disponível. Quer saber como? Nesta matéria nós vamos te ajudar a desenvolver um orçamento realmente eficiente para seu evento!

 

Pesquise

Nunca se canse de pesquisar. A tarefa pode não ser das mais agradáveis, mas é fundamental que você tenha material para avaliar os fornecedores e definir quais oferecem o melhor custo-benefício. Dê preferência a locais que tenham equipe responsável pelo buffet e equipamentos de som e iluminação inclusos.

 

Defina o número de convidados

Todas as contratações que você fizer certamente vão se basear no número de convidados. Por isso é muito importante a lista de confirmação de presença. É preciso ter certeza de quantas pessoas vão e quantas não vão, para que você não tenha que arcar com custos dispensáveis.

 

Priorize 

Cada evento tem as suas particularidades e, com isso, suas prioridades. No entanto, alguns serviços são condições básicas para que ele ocorra. Local, alimentação e equipamentos de audiovisual, por exemplo, são prioritários. Basta pensar em tudo o que é fundamental ou não para que o evento aconteça. Exemplo disso é a decoração e o entretenimento, que, ainda que sejam importantes, são prescindíveis.

 

Gastos extras

Nada pior do que fazer qualquer coisa na corda bamba, não é mesmo? Para um evento corporativo, a situação ainda fica mais delicada. Então, evite trabalhar com um orçamento muito justo, pois imprevistos podem surgir. Do valor final estimado, procure ter uma margem de 10 a 15%. Além da margem, tenha um caixa para gastos extras. Pense em tudo que poderia dar errado, o famoso “e se”: e se chover e precisarmos contratar tendas para a área externa? É difícil ter garantia para todas essas possibilidades, mas é o mais seguro para o andamento do evento.

 

Peça ajuda

Às vezes nos esquecemos disso, mas a verdade é que não podemos abraçar o mundo. Temos nossas outras responsabilidades e a organização de um evento pode ser bem complicada em certos casos. Definir um orçamento prévio requer experiência anterior, do contrário, a estimativa pode não ser confiável. Se tem alguém na empresa que já organizou eventos antes, não se acanhe em pedir ajuda. Algumas dicas, por mais simples que pareçam, podem fazer toda a diferença no processo. Além disso, não se esqueça de que existem empresas especializadas que poderão ajudá-lo, indicando os fornecedores com melhor custo-benefício e cuidando de toda a organização. A maioria das empresas dispõe de orçamentos de eventos baixos, e quem organiza tem que operar verdadeiros milagres para fazer tudo o que precisa.

 

Por isso, é fundamental pesquisar, priorizar e prever adversidades. Se tiver ajuda para toda essa missão, melhor ainda!

 

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